In un mondo lavorativo in cui il numero di riunioni è triplicato dal 2020, spesso queste non si rivelano produttive. Microsoft Copilot e altri strumenti AI emergono come soluzioni essenziali per ottimizzare il tempo speso in meeting, migliorando la preparazione, la puntualità e l'efficienza. Questi strumenti aiutano a superare sfide comuni come la sovrapposizione di riunioni, la gestione di ambienti rumorosi, e la preparazione last-minute, fornendo riassunti intelligenti e suggerimenti proattivi che trasformano le riunioni in sessioni di lavoro più fruttuose e meno onerose.

Le tue giornate lavorative sono piene di riunioni? Non sei il solo. La quantità di tempo che le persone dedicano a questo tipo di attività è aumentata di quasi tre volte dal 2020, secondo un recente studio di Microsoft Work Trend Index. Il problema è che le riunioni non sono sempre produttive: lo stesso report ha rilevato che le “riunioni inefficienti” sono uno dei principali ostacoli al raggiungimento degli obiettivi. Se sei in ritardo, se ti presenti impreparato o se hai difficoltà a mettere tutti d'accordo, ecco alcuni modi in cui Microsoft Copilot e altri strumenti di intelligenza artificiale possono aiutarti a rendere i tuoi meeting più produttivi.

Sei sempre in ritardo?

Se non riesci ad arrivare in tempo alle riunioni, Copilot in Microsoft Teams può aiutarti riassumendo i punti chiave in tempo reale, aggiornandoti su quello che è successo prima del tuo arrivo per poter subito contribuire alla discussione. Puoi anche chiedere a Copilot quali sono i punti su cui le persone sono d'accordo o in disaccordo, e persino un riepilogo in un linguaggio meno tecnico.

Hai riunioni sovrapposte ad altre riunioni?

Quando devi saltare una call, puoi chiedere a Copilot in Teams un riepilogo di quanto è stato detto, delle decisioni prese e delle attività da svolgere. Puoi anche chiedere informazioni come una Tabella Pro e Contro delle idee emerse e i dettagli sull'opinione di ogni partecipante. Gli utenti di Copilot hanno accesso a resoconti intelligenti dei meeting, con note generate automaticamente e attività di follow-up suggerite.

Stai conducendo una riunione che va da nessuna parte?

Quando la riunione si sta appiattendo per via di tempi morti o digressioni, Copilot in Teams può aiutarti a concentrarti e a dare nuovo slancio. Puoi chiedergli cose come “Cosa posso proporre per portare avanti la riunione?” o “Quali questioni sono ancora irrisolte?” con risposte visibili solo a te. Copilot esaminerà la trascrizione per fornirti suggerimenti in tempo reale senza interrompere il meeting.

Condividi un ufficio rumoroso?

Quando non è possibile evitare suoni fastidiosi, la funzionalità di soppressione del rumore di Teams è in grado di analizzare il feed audio per mantenere solo il parlato, eliminando i rumori indesiderati come la digitazione sulla tastiera e i bambini che giocano in casa.

Non hai tempo di mettere in ordine?

Quando il tuo ufficio è in disordine e la tua prossima call è ormai alle porte, la funzione “Decora lo sfondo” di Teams Premium può venirti in aiuto. Questo effetto di sfondo generativo può migliorare l'ambiente reale rimuovendo il disordine e aggiungendo piante d'appartamento, decorazioni e altri tocchi che abbelliscono lo scenario.

Non hai abbastanza tempo per prepararti?

Quando non hai tempo di prepararti per una call, l'app Riunioni in Teams ti viene in aiuto. Raccoglie i materiali delle riunioni in un unico punto, permettendo di visualizzare rapidamente tutti i contenuti, compresi gli ordini del giorno e i documenti. Puoi anche ricevere informazioni intelligenti, come contenuti consigliati per le prossime riunioni e se il meeting si svolge al di fuori del tuo orario di lavoro. Copilot in Outlook renderà ancora più semplice la preparazione delle riunioni, fornendo una sintesi degli obiettivi della riunione, dei passi da compiere e dei documenti pertinenti.

Ti serve un assistente?

Pianificare le riunioni può rivelarsi impegnativo, ma Copilot in Outlook può aiutarti a farlo in modo più semplice. Copilot è non solo in grado di riassumere una conversazione di posta elettronica, ma può anche suggerire azioni come la schedulazione di una call di follow-up. Se accetti, Copilot aprirà automaticamente un form per la riunione, le darà un titolo e suggerirà i partecipanti e gli orari disponibili. Includerà anche un ordine del giorno, i file rilevanti e un riepilogo del thread di posta elettronica. La riunione è programmata in pochi clic.

Hai bisogno di aiuto con le barriere linguistiche?

Le riunioni possono essere complicate quando le persone non parlano la stessa lingua. La traduzione in tempo reale di didascalie e trascrizioni in Teams Premium aiuta a mantenere la conversazione scorrevole. Disponibili in 40 lingue, le traduzioni in tempo reale aiutano i partecipanti al meeting a leggere le didascalie e le trascrizioni nella loro lingua.

Adottare strumenti di intelligenza artificiale come Microsoft Copilot in Teams e Outlook può rivoluzionare il modo in cui gestiamo le nostre riunioni. Non solo questi strumenti riducono lo stress e il carico di lavoro migliorando la preparazione e la gestione del tempo, ma migliorano anche la qualità delle interazioni e la produttività delle riunioni stesse. In un’era di lavoro ibrido e di rapide evoluzioni tecnologiche, abbracciare queste innovazioni significa fare un salto qualitativo nell’efficacia comunicativa e organizzativa.