Automatisierung hoch zwei
Der Elektronik-Versandhändler ELV und die eQ-3-Unternehmensgruppe setzen bei der Optimierung der unternehmenseigenen Softwareinfrastruktur auf Microsoft Dynamics und das Know-how von KUMAVISION.
Über uns
Bausätze, Lötstationen, Rauchmelder, 3D-Drucker oder Minicomputer wie der Raspberry Pi: Im Online-Shop der ELV Elektronik AG finden Bauherren, Hobby-Bastler und Techniker viele tausend Produkte aus den Bereichen Smart Home, Consumer-Electronics, Haus- und Sicherheitstechnik sowie weitere Elektronik-Komponenten für ihre Projekte.
Erfahren Sie in diesem Bericht, wie ELV mit KUMAVISION arbeitet:
Aufbau einer übersichtlichen Softwareinfrastruktur durch Ablösung von Bestandslösungen
Einführung eines neuen Online-Shops
Optimierte Abläufe in Lager & Logistik
Elektronischer Datenaustausch mit Partnern, Lieferanten und Kunden
Anforderungen
Seit seiner Gründung im Jahr 1978 ist das Elektronikversandhaus stetig gewachsen, heute ist es zusammen mit der eQ-3-Unternehmensgruppe unter anderem mit der bekannten Smart Home-Marke „Homematic IP“ Innovations- und Technologieführer in den Bereichen Hausautomation und Consumer Electronics in Europa. Damit auch die gewachsene Softwareinfrastruktur diesen Anforderungen gerecht wird, hat das Unternehmen KUMAVISION als Partner mit an Bord geholt.
Die bisherige Software-Architektur war zusammen mit dem Unternehmen stetig gewachsen und dementsprechend komplex. Anpassungen und Weiterentwicklungen wie eine Lösung für die Katalogerstellung wurden direkt von der eigenen IT umgesetzt. „Das hat über die Jahre dazu geführt, dass wir neben vielen Individualanpassungen auch zahlreiche Schnittstellen im System hatten“, berichtet Christina Bick, die als Bereichsleiterin Finanzen, Controlling & Recht die ERP-Softwareprojekte bei eQ-3 und ELV betreut. Das Zusammenspiel der zahlreichen Lösungen und Prozesse nachzuvollziehen, war eine zeitraubende Herkulesaufgabe, die nur eine Handvoll Mitarbeiter überhaupt leisten konnte.
Ein zentrales System
Der Wunsch der Unternehmensleitung war daher die Implementierung einer integrierten ERP-Software, in welcher die Daten aus den unterschiedlichen Lösungen zusammenlaufen. Ziel war der Aufbau einer logischen und übersichtlichen Softwareinfrastruktur, mit der die gesamte Unternehmensgruppe optimal für die Zukunft aufgestellt ist. Mit dieser Vision vor Augen, begab sich die Gruppe auf die Suche nach einer geeigneten ERPLösung. „Wir haben uns bewusst für Microsoft Dynamics entschieden, da wir eine Software für den Mittelstand wollten. Zudem hat uns die Benutzeroberfläche überzeugt, die wir bereits von anderen Microsoft-Produkten kannten.“ Drei Microsoft-Partner wurden schließlich eingeladen, um ihre Lösung zu präsentieren – und sich vorzustellen. „Aus eigener Erfahrung wissen wir, dass die Projektleitung maßgeblich zum Erfolg beiträgt. Es musste also vor allem zwischenmenschlich passen. Und mit KUMAVISION waren wir sofort auf einer Wellenlänge“, begründet sChristina Bick die Entscheidung.
Einfach ist besser
Auch die ERP-Branchensoftware von KUMAVISION konnte bei der Präsentation voll überzeugen. „Diese bringt nicht nur zahlreiche Best-Practice-Prozesse mit, sondern ermöglicht auch die Implementierung von Sonderprozessen. Ein weiterer Vorteil: Der einfache elektronische Datenaustausch mit Partnern, Lieferanten und Kunden“, freut sich Christina Bick. Im ersten Schritt sollte die Software in der eQ-3-Gruppe implementiert werden, die mit mehr als 180 Produkttypen der hauseigenen Marke „Homematic IP“ über das breiteste Angebotsportfolio von Home Control- und Energiemanagement-System- Lösungen auf dem Markt verfügt. Über 100 Ingenieure und Techniker entwickeln und designen die Produkte in der Zentrale in Leer, produziert werden diese dann im 100% konzerneigenen Werk im südchinesischen Zhuhai. Bei der Einführung der neuen Software mussten die Anforderungen der verschiedenen Abteilungen zusammengeführt werden. Die Entwicklung hatte beispielsweise hinsichtlich der Datenverwaltung bestimmte Vorgaben, die erfüllt werden mussten. Gleichzeitig musste die IT-Gesamtarchitektur so schlank wie möglich bleiben. Hierbei hat die ERP-Branchenlösung mit ihrem großen Funktionsumfang ihre Stärke gekonnt ausgespielt: Beispielsweise bringt sie ein EDX-Modul mit, das den elektronischen Datenaustausch zwischen den Webshops und dem ERP-System deutlich vereinfacht. „So konnten wir mit nur einer Softwarelösung fast alle Prozesse abdecken“, zieht Christina Bick zufrieden ein Fazit.
Umstellung auf Knopfdruck
Bach der erfolgreichen Umstellung der Software bei eQ-3 stand die Implementierung von KUMAVISION ERP beim Versandhändler ELV auf dem Plan. Hierbei lag der Fokus auf der Synchronisierung aller Prozesse von der Bestellung im Online-Shop über die Bearbeitung von Kundenanfragen im Callcenter bis hin zum Packen der Pakete. „Dafür mussten zahlreiche Bestandslösungen abgelöst, eine Schnittstelle für unser Logistik-System geschaffen sowie der Datenaustausch mit dem Online-Shop angepasst werden.“ Weil Bestellungen 24/7 eingehen, war ein nahtloser Wechsel nötig. „Ein Ausfall des Online-Shops wäre das absolute Worst-Case-Szenario gewesen.“ Eine umfassende Vorbereitung war daher Pflicht. Die zahlreichen Tests und Simulationen in den Monaten vor dem Live-Start sowie der detaillierte Cut-Over-Plan, in dem exakt festgehalten wurde, wann was abgeschaltet wird, zahlten sich schließlich aus: Die neue ERP-Software konnte ohne Komplikationen ihre Arbeit aufnehmen.
Client Information
- Sektor
- Elektronik-Versandhändler
- Website
- www.de.elv.com
- www.eq-3.de
- Angenommene Lösungen
- Microsoft Dynamics ERP
Heute bestellt, morgen geliefert
In der Hochsaison rund um Weihnachten werden rund 10.000 Aufträge pro Tag bearbeitet. Um diese Menge zu bewältigen, setzt ELV konsequent auf eine vollautomatisierte Kommissionierung. „Bis das Paket in der Förderanlage erscheint, ist kein Mitarbeiter involviert“, gibt Christina Bick einen Einblick. Notwendige Prüfungen, wie die Freigabe von Aufträgen im Rahmen der Betrugsintervention oder die Erstellung von Lieferscheinen und Rechnungen, werden größtenteils ohne manuellen Eingriff direkt von der ERPSoftware gesteuert. Das betrifft auch den Versand von Marketing- E-Mails sowie alle Abläufe rund um das ELVjournal wie die Verlängerung oder den Versand von Deutschlands auflagenstärkster Elektronik-Fachzeitschrift, welche das Unternehmen herausgibt. „Ohne die entsprechende Softwareunterstützung wäre die Auslieferung der Bestellungen am Folgetag nicht möglich.“ Auch das Retourenmanagement wurde so weit wie möglich automatisiert. Weil dabei aber viele verschiedene Fälle eintreten können, müssen Mitarbeiter entscheiden, wie jeweils verfahren wird. Das nahtlose Zusammenspiel bildet auch die Basis für den erstklassigen Kundenservice. „Weil alle Prozesse miteinander verknüpft sind, konnten wir die Effizienz und unsere Servicequalität steigern.“ Entscheidend dafür sind viele kleine Komfort-Funktionen wie die übersichtliche Darstellung des Auftragsstatus inklusive Hinweis zu möglichen Verzögerungen, welche die Auskunftsfähigkeit der Service-Mitarbeiter erhöhen.
Langfristige Partnerschaft
Direkt nach dem Go-Live der Branchensoftware bei ELV folgte das nächste Projekt: Die Einführung des neuen Online-Shops. „Eigentlich wollten wir diesen gleich mit umstellen, wir haben das Projekt dann aber bewusst von der ERP-Einführung zeitlich getrennt.“ Nicht nur die Anbindung der verschiedenen Marktplätze wie Amazon oder eBay, sondern auch die zahlreichen Payment-Möglichkeiten erhöhten dabei die Komplexität. „Dabei ging es weniger um den technischen Aspekt der Schnittstelle als vielmehr darum, wie sich die Zahlungsformen auf die Folgeprozesse auswirken“, beschreibt Christina Bick. „Beispielsweise wird bei Kreditkartenzahlung der Artikel zunächst reserviert und erst nach Bestätigung des Zahlungsdienstleisters eine Bestellung ausgelöst. Aber auch diese Herausforderung haben die Experten von KUMAVISION gemeistert.“ Immer die bestmögliche Lösung für den Kunden umzusetzen – dieses Credo prägt auch die weitere Zusammenarbeit. „Weil der Handel von eQ-3 in den letzten Jahren stark gewachsen ist, haben wir mit der Branchenlösung von KUMAVISION die Abläufe im Lager und der Logistik so optimiert, dass wir mit geringsten Ressourcen einen höheren Output haben“, führt Christina Bick aus. „Und erst kürzlich haben wir mit KUMAVISION das Dokumenten-Management-System von ELO eingeführt und damit nach dem neuen ERP-System und Webshop einen weiteren wichtigen Meilenstein der Digitalisierung erreicht.“ Während der Zusammenarbeit ist in den letzten sechs Jahren ein enges Vertrauensverhältnis entstanden. „Ohne das wären Projekte dieser Größenordnung auch nicht umsetzbar. In KUMAVISION haben wir einen Partner gefunden, der mit uns an einem Strang zieht. Daher freuen wir uns schon darauf, gemeinsam weitere Projekte umzusetzen.“ Die Planungen dazu laufen bereits.
"Ohne ein Vertrauensverhältnis wären Projekte dieser Größenordnung auch nicht umsetzbar. In KUMAVISION haben wir einen Partner gefunden, der mit uns an einem Strang zieht.
Daher freuen wir uns schon darauf, gemeinsam weitere Projekte umzusetzen."
(Christina Bick, Bereichsleiterin Finanzen, Controlling & Recht )
