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DECISIONS FÜR MICROSOFT 365 UND TEAMS

Der beste Weg, um Meetings zu organisieren

Warum Decisions auswählen?

💻 Optimieren Sie jede Besprechung zur Förderung von Produktivität, Zusammenarbeit und Effizienz
👥 Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in die Gestaltung von Besprechungen ein und stellen Sie sicher, dass jeder informiert an der Besprechung teilnimmt
🔐 Bewahren Sie Ihre Meeting-Daten sicher in Microsoft 365 auf
🤖 Nutzen Sie die KI-Funktionalität, um automatisch die Tagesordnung festzulegen und die Protokoll- und Themenformate vorzuschlagen

Decisions ist eine innovative Plattform, die entwickelt wurde, um Meetings besser zu verwalten und sie effizienter, kollaborativer und produktiver zu machen. Durch die perfekte Integration mit Microsoft-Tools wie Teams, Outlook, Word, OneNote, SharePoint/OneDrive, Planner und vielen anderen macht es Decisions einfach, jede Art von Meeting zu organisieren, durchzuführen und nachzubereiten. Und das alles, ohne dass Sie zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln müssen, denn Ihre Daten befinden sich immer in Ihrem Tenant Microsoft 365. Es ermöglicht auch den Zugriff über das spezifische Portal, die Microsoft Teams & Outlook App und die mobile App.

Säulen

Microsoft 365

Alle Informationen werden vertraulich behandelt
innerhalb des Microsoft 365-Systems des Unternehmens

KI-Funktionalität

Es bietet eine Reihe von KI-basierten Funktionen, die die Effizienz und die Qualität der Meetings verbessern

Dokumentensicherheit

Es beschränkt den Zugang zu sensiblem Inhalt
mit bestehenden Sicherheitsrichtlinien

Sicheres Archivieren

Es erstellt ein sicheres und gesetzeskonformes Archiv
von Meeting-Dokumenten

Zusammenarbeit

Es erleichtert die Zusammenarbeit zwischen den Teilnehmern und macht den Prozess der Planung, Verwaltung und Nachbereitung von Besprechungen flüssiger und integrierter

Cloud security

Es basiert auf Microsoft Azure, der Cloud des Vertrauens

Wie funktioniert es

direkt aus Teams oder Outlook

Die Besprechungsagenda gestalten

Mithilfe von Decision Meeting Secretary können Sie das Beste aus Ihren Besprechungen herausholen, indem Sie die Vorbereitung, Durchführung und Verwaltung von Besprechungen direkt in den Microsoft 365-Tools verbessern, die Sie bereits kennen und verwenden.
Hauptmerkmale:

  • Tagesordnungen erstellen
  • Meeting-Protokolle in Word und OneNote mit nur einem Klick erstellen
  • Benutzerdefinierte Vorlagen für Meeting-Protokolle
  • Time tracker
  • Sicheres Abstimmen
  • Synchronisierung von Aufgaben und Entscheidungen mit Planner und To Do
  • Entscheidungs- und Beschlussmanagement
  • Automatische Erstellung eines Meeting- Book in PDF oder PPT
Decisions: Die Besprechungsagenda gestalten
Die Besprechungsagenda aus Outlook gestalten
Deisions: Die Agenda vorbereiten
Automatische Festlegung der Tagesordnung mit KI

Zusammenarbeit und die Agenda automatisch mit KI festlegen

Vorbereiten

Die Teilnehmer können an der Tagesordnung mitarbeiten, Materialien prüfen, Besprechungsinhalte hochladen und die für Redner verfügbare Zeit festlegen.

  • Autorisierungssystem zur Verwaltung der Themen des Tages
  • Zuweisung von Aufgabenplanern zur Anforderung von Dokumenten
  • Hängen Sie die erforderlichen Unterlagen an die Sitzung an
  • Bearbeitung von persönlichen Notizen und Kommentaren für das übrige Team
  • Richtlinie zur Sichtbarkeit von Dokumenten

Zusätzlich können Sie mit den KI-Funktionen die Tagesordnung automatisch festlegen.

Verwalten, aufzeichnen und Feedback erfragen

Verwalten

Decisions verbessert nicht nur den Sitzungsablauf, sondern stellt auch sicher, dass alle relevanten Informationen richtig gesammelt und ausgetauscht werden, was die Gesamteffizienz und Produktivität von Sitzungen verbessert:

  • Überwachung der Einhaltung des Zeitplans, wobei jede Phase der Sitzung sorgfältig überwacht wird, um Überschreitungen zu vermeiden
  • Effiziente Verwaltung des Abstimmungssystems, so dass die Stimmen in Echtzeit gesammelt und angezeigt werden können
  • Die Anmerkungen lassen sich problemlos in das offizielle Sitzungsprotokoll integrieren, so dass eine vollständige Aufzeichnung der besprochenen und beschlossenen Punkte möglich ist
  • Genaue Aufzeichnung aller Aktivitäten und Entscheidungen, die während der Sitzung getroffen wurden, um Vergesslichkeit zu vermeiden und die Nachverfolgung zu erleichtern
  • Anforderung eines Feedbacks zu den Ergebnissen der Sitzung, um die Effektivität der Sitzung zu bewerten, verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln und sicherzustellen, dass die Ziele erreicht wurden.
Decisions: gestisce e registra
Decisions erstellt die Sitzungsprotokoll
Decisions verbessert die Qualität des Protokolls

Protokollerstellung und Vorschläge für Stil und Themen mit KI

Zusammenfassen

Decisions fasst die Tagesordnung in einem Protokoll und in einem Bericht zusammen, dank vordefinierter und konfigurierbarer Vorlagen in Microsoft OneNote oder Microsoft Word.
Diese Integration gewährleistet, dass alle relevanten Informationen effizient gesammelt und organisiert werden:

  • Automatisches Zusammenfügen von Besprechungsdaten
  • Automatische Synchronisierung persönlicher One Note Word- Anmerkungen und Anweisungen
  • Hängen Sie die erforderlichen Dokumente an die Sitzung an
  • PDF-Zusammenfassung der Besprechung erstellen und versenden
  • Zusammenführung aller in der Besprechung verwendeten Dokumente in einer einzigen PDF-Datei und Verteilung über SharePoint, E-Mail und Chat

Außerdem können Sie mit den KI-Funktionen Protokoll- und Themenstile auswählen und so die Qualität und Kohärenz von Protokollen und Besprechungszusammenfassungen verbessern.

Künstliche Intelligenz unterstützt Sie bei jedem Meeting

Unterstützen

Als integrierte Erweiterung der Decisions-Kernplattform kombiniert Decisions AI modernste Modelle der künstlichen Intelligenz mit den Erkenntnissen aus der jahrelangen Entwicklung spezieller Meeting-Management-Anwendungen. Es nutzt Big-Data-Sprachmodelle und Decisions' tiefes Verständnis von Meeting-Prozessen, um die Art und Weise zu revolutionieren, wie Unternehmen ihre Meetings planen, verwalten und das Beste aus ihnen herausholen. Es beinhaltet:

  • Zusammenfassungen von Besprechungen aus Chat-Logs, Transkripten und mehr
  • Agenda-Assistent zur schnellen Erstellung gebrauchsfertiger Tagesordnungen
  • Schnittstelle für Textnachrichten zur Erstellung umfangreicherer Inhalte und schnelleren Erfassung von Informationen
  • Insights Dashboard bereitet Sie mit personalisierten Übersichten auf die folgende Woche vor

Automatisches Erstellen von Follow-ups und Tasks in Microsoft Planner

Follow

Decisions nutzt die Texterkennung zur automatischen Erstellung von Wiedervorlagen und Aufgaben in Microsoft Planner.
Aus dem Protokoll der Besprechung mit Microsoft Word können Sie:

  • Microsoft Planner-Aufgaben an das Team für geplante Aktivitäten, die während des Treffens definiert wurden, zuweisen
  • Abstimmungssystem zur Bestätigung oder Ablehnung eines Tagesordnungspunktes definieren
  • Excel-Zusammenfassung mit Links zu Tagesordnungspunkten und Aufgaben

Mit dieser Funktion können alle relevanten Aspekte der Besprechung detailliert und geordnet dokumentiert werden.

Decisions: Follow-ups verwalten
Die KI erstellt automatisch das Follow-up

vom Ziel zum Follow-up

Wie man ein Treffen organisiert

Das Ziel des Treffens definieren

Bevor Sie ein Meeting organisieren, ist es wichtig, das Ziel zu definieren. Dadurch können Sie die Anzahl der Teilnehmer, den Ort und die Dauer der Sitzung bestimmen.

Tag und Zeit wählen

Wählen Sie Datum und Uhrzeit, die für die meisten Teilnehmer geeignet sind. Geben Sie den Teilnehmern genügend Zeit, um sich selbst zu organisieren.

Der Ort wählen

Wählen Sie einen Ort, der für alle Teilnehmer geeignet ist. Stellen Sie sicher, dass der Ort über die notwendige Ausstattung für das Treffen verfügt.

Eine Tagesordnung vorbereiten

Bereiten Sie eine detaillierte Tagesordnung für die Besprechung vor. Die Tagesordnung sollte die zu besprechenden Themen, die geschätzte Zeit für jedes Thema und den Namen der Person, die das jeweilige Thema vorstellen wird, enthalten.

Laden Sie die Teilnehmer ein

Laden Sie die Teilnehmer zu dem Treffen ein. Geben Sie ihnen alle notwendigen Informationen, wie Datum, Uhrzeit, Ort und Tagesordnung der Sitzung.

Leiten Sie das Meeting

Achten Sie während des Meetings darauf, dass Sie die Tagesordnung beachten und sich an die für jedes Thema vorgesehene Zeit halten.

Follow-up

Nach dem Treffen senden Sie ein Follow-up an alle Teilnehmer. Die Nachbereitung sollte eine Zusammenfassung der Highlights des Treffens und der zu ergreifenden Maßnahmen enthalten.

Möchten Sie die Produktivität, Zusammenarbeit und Effizienz Ihrer Meetings mit Decisions und seinen fortschrittlichen KI-Funktionen verbessern?